Interview croisée : Demat’ & Impression x Caltrac

En partenariat avec le groupe Office Plus

Avec plus de 50 ans d’expérience, le Groupe OFFICE PLUS intervient aujourd’hui aux côtés des entreprises et des professionnels pour apporter des solutions complètes à leurs différentes problématiques autour de la transformation numérique. Après l’interview croisée de Benjamin Krafft, (ATOM Solutions) et de Stéphane Renaud (Quid Novi), c’est au tour de « Demat’ & Impression » et son client « Caltrac » de partager leur retour d’expérience sur une collaboration autour des solutions de dématérialisation et de gestion électronique des documents. Nous avons ainsi donné la parole à Mélanie Berdou-Bureu, commerciale pour « Demat’ & Impression » et Chantal Baillou, DRH de « Caltrac« .

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Bonjour Mesdames, commençons par un petit aspect ludique : pourriez-vous présenter vos organisations respectives et leur raison d’être ?

Mélanie Berdou-Bureu : Caltrac est le concessionnaire de Caterpillar pour le territoire calédonien, distribue sa gamme complète et assure le SAV et les pièces détachées. La société compte environ 250 salariés, le siège est basé sur la ZICO de PAITA.

Chantal Baillou : Demat’ & Impression est l’un de nos fournisseurs ; leurs domaines d’expertises couvrent les systèmes d’impression et multifonctions, la dématérialisation et la gestion électronique des documents et réalise des audits impression et diagnostic des flux documentaires.

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Selon vous, en quoi la dématérialisation est une étape indispensable de la transformation numérique d’une organisation ?

MBB : La dématérialisation est une étape indispensable de la transformation numérique des entreprises résolument tournées vers l’avenir. Les documents papier et les process, actuellement lourds de traitements documentaires et de validation, laissent la place à de nouveaux fonctionnements bien plus fluides qui génèrent un réel gain de temps dans les tâches de numérisation, re-nommage, archivage et recherche des documents. 

Les enjeux de la démat’ sont nombreux et les bénéfices attendus sont clairs : centraliser/sécuriser l’information, faciliter l’accès et les échanges documentaires, réduire l’empreinte écologique et gagner en productivité ou faire des économies. 

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Caltrac est l’un des clients du groupe Office Plus et vous collaborez aussi avec d’autres filiales : quelle est la stratégie digitale globale de votre entreprise ? 

CB : CALTRAC s’inscrit dans le cadre d’une stratégie globale de digitalisation de ses process pour développer la dématérialisation et des workflows de validation efficaces, notamment au niveau du Groupe. Pour illustration, au niveau RH, il s’agira de développer des workflows de validation des demandes d’absences, workflows accessibles par chacun de nos salariés à tout moment depuis leur smartphone. Une stratégie d’optimisation, de simplification et d’accessibilité facilitée à l’information pour tous les utilisateurs.

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Quelle est l’offre globale de « Demat’ et impression » et quel est le périmètre de votre collaboration ? 

MBB : Nous avons tout d’abord un partenariat exclusif de plus de 30 ans avec l’un des leaders sur le marché de l’impression qui est le constructeur TOSHIBA. Nous distribuons une gamme complète d’imprimantes et multifonctions et assurons le SAV des matériels de plus en plus connectés à des outils de dématérialisation. Toshiba est également un acteur important sur ce sujet et distribue des solutions en ce sens. Il était donc normal de se tourner vers ces nouveaux enjeux.

Nous avons ainsi un catalogue de 7 solutions de dématérialisation spécifiques s’adaptant à tous les besoins et tous les types de flux des entreprises, que se soient les flux entrants (factures fournisseurs, BL, gestion du courriers entrants, etc..), vivants (base documentaire de l’entreprise) ou sortants (bulletins de salaires, factures clients etc..).

CB : En ce qui concerne précisément Caltrac, le périmètre de notre collaboration est ciblé sur les flux sortants RH, en l’occurrence les bulletins de salaire.

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A quels besoins précis répond cette collaboration et quelles solutions ont été mises en place pour y répondre ? 

CB : Cette collaboration répond, en premier lieu, à un besoin de conformité forte à la réglementation. Au-delà d’un envoi des bulletins de salaire par mails, Caltrac SAS a souhaité mettre en place une solution sécurisée et pérenne, répondant aux exigences du RGPD (Règlement Général de la Protection des Données). Dans un second temps, il s’agissait également de mettre en œuvre une solution moderne et un véritable service à la disposition de nos salariés qui bénéficient, pour ceux qui y ont souscrit, d’un coffre-fort personnel qu’ils pourront conserver, même après leur départ.

MBB : C’est en effet la solution « EDEDOC BSE » (bulletin de salaire électronique) qui a été mise en place dans la société CALTRAC ; elle permett de déposer directement le bulletin de salaire sur le coffre-fort personnel du salarié. Le salarié reçoit un mail lui précisant qu’un nouveau document vient d’être déposé sur son coffre : il s’y connecte alors avec une adresse mail et mot de passe unique afin de pouvoir visualiser et/ou télécharger son bulletin. Ce dernier reste archivé et disponible 50 ans même si le salarié quitte l’entreprise. De plus, il a la possibilité de rajouter des documents personnels via une plateforme en lien avec EDEDOC.

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Les solutions dématérialisées nécessitent souvent un ajustement technique des collaborateurs via la formation ; quels sont, ou ont été, les freins à la mise en place du bulletin de salaire électronique et comment avez-vous accompagné votre client pour réduire ces contraintes humaines ? 

MBB : Chaque solution nécessite, en amont, la réalisation d’un « Cahier des charges » afin de bien connaitre le périmètre et les besoins du client. Ensuite, notre équipe technique prend contact avec le client afin de récupérer les documents indispensables au paramétrage de la solution et forme ensuite les utilisateurs. Dans le cas présent, notre ingénieur s’est déplacé plusieurs fois sur le site pour assurer les formations en amont, ainsi que le jour J, de l’édition des premiers bulletins afin de s’assurer que tout se passe correctement. L’équipe reste joignable pendant toute la durée du contrat et assure le support.

La réussite de la mise en place passe aussi par la plus large adhésion des salariés ; nous mettons donc à disposition du service RH une note explicative pour le personnel, des affichages et petits films ludiques pour convaincre et rassurer les collaborateurs.

CB : Le service RH s’est mis à disposition du personnel pour expliciter et accompagner ce changement.

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Quelle part de vos salariés ont accepté ce changement aujourd’hui et quelle sont les obligations légales autour de cette solution  ? 

CB : Près de 130 salariés sur 250 ont accepté ce nouveau dispositif électronique. Nous avons passé la barre des 50% ! Il nous reste une bonne part de nos salariés, notamment sur les sites miniers, pour qui ce changement nécessite encore de l’accompagnement. Nous ferons de nouvelles campagnes de communication sur ce service innovant et tellement pratique !

MBB : Nos solutions répondent à toute les normes et certifications autour des données RGPD et les textes de lois, à savoir l’archivage et l’intégrité des bulletins de salaire pendant 50 ans ou 5 ans après le départ en retraite.

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En quoi la solution EDEDOC est-elle pertinente ET sécurisée et comment fonctionne-t-elle concrètement au quotidien ? 

MBB : Elle est bien sûr pertinente ! Aujourd’hui, plus de la moitié des salariés ont adhéré : c’est autant de bulletins en moins à imprimer et donc des économies sur le papier et les enveloppes. De plus, les bulletins de salaire restent des données sensibles qui demeurent, par ce biais, confidentielles. Le salarié devient autonome et sollicite moins le service RH dans la réédition du bulletin. Le service RH gagne un temps considérable sur cette tâche puisque le dépôt sur le coffre s’opère en 3 clics. CALTRAC donne une image moderne de l’entreprise et propose un nouveau service à ses salariés, tourné vers la modernisation.

CB : En tant que gestionnaire de la plateforme, au niveau du service RH, l’utilisation est facilitée.

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Quels sont aujourd’hui les feedbacks des salariés sur l’utilisation de ces solutions et, globalement, quels sont les retours utilisateurs de l’ensemble de vos clients ? 

MBB : Ededoc est une solution qui a été développée par un grand groupe de métropole pour lequel je travaillais avant de m’installer en Nouvelle-Calédonie : le groupe « C’PRO« . Cela fait déjà plusieurs années que je commercialise cette solution et elle a déjà prouvé toute sa qualité et sa pertinence. Aujourd’hui, au sein du groupe Office Plus, il était donc normal de la proposer aux entreprises calédoniennes ! Le groupe Office Plus, lui-même, a d’ailleurs choisi de la mettre en place en interne : les bulletins des salariés du groupe sont dématérialisés depuis le 1er janvier 2021.

Nous rencontrons un beau succès sur cette solution ce qui attire de nouvelles références chaque mois ; l’une des dernières entités à nous avoir fait confiance, c’est la BCI et ce, malgré toutes les contraintes que vous pouvez imaginer en termes de sécurité car il s’agit bien sûr d’un établissement bancaire… En considérant mes 6 ans d’expérience de mise en place de cette solution sur le terrain, je retiendrais qu’il n’existe pas de « client type » : qu’il y ait moins de 10 salariés ou plus de 500, chaque entreprise peut dématérialiser les bulletins de salaire, même en scindant sa population salariale en deux, entre ceux qui optent pour la dématérialisation et ceux qui préfèrent continuer avec le papier.

CB : Hormis quelques difficultés au démarrage pour se connecter et prendre en main l’outil, nous avons très peu de feedbacks de nos salariés-utilisateurs ce qui est généralement un bon signe de satisfaction ! En tant qu’utilisatrice, je suis personnellement ravie de disposer de ce coffre-fort, de ne pas à avoir à scanner mes documents et de pouvoir y avoir accès depuis n’importe quel endroit dans le monde.

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Plus globalement, quelle est votre vision du « niveau de dématérialisation » des entreprises calédoniennes et quels résultats chiffrés pourriez-vous partager avec nos lecteurs sur votre expérience chez Caltrac ? 

MBB : Aujourd’hui le sujet intéresse de plus en plus les entreprises calédoniennes ; bien que le marché n’en soit qu’aux prémices par rapport à la métropole, plus avancée sur le sujet, les entreprises ont compris tous les bénéfices qu’elles peuvent en tirer. « Le niveau » reste assez faible car les entreprises sont encore très peu équipées. Jusqu’à présent, il y avait peu d’experts locaux mais les missions de la « division DEMAT » sont justement de présenter, expliquer et accompagner les entreprises dans ce challenge ! Après avoir fait beaucoup de rendez-vous de découverte chez nos clients, je peux vous assurer que les besoins sont nombreux !

CB : Voici quelques données que je peux partager avec vos lecteurs en ce qui concerne Caltrac :

• 130 salariés ont souscrit au coffre-fort numérique ;
• Concrètement, pour une gestionnaire RH, c’est près d’une heure en moins d’édition, de mise sous pli et de préparation des envois chaque mois  ;
• Un effet positif plus difficilement mesurable : ce sont moitié moins de sollicitations pour éditer à nouveau des bulletins de salaire ;
• Et c’est aussi l’assurance pour cette partie du personnel de ne plus égarer un bulletin mal aiguillé !

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Pour en savoir plus, retrouvez l’article de NeoTech dédié à la dématérialisation et à la gestion électronique des documents.