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A l’heure où le GIEC rend un rapport alarmant sur fond de crise climatique, la transformation digitale et l’enjeu d’un usage numérique éthique et propre sont au cœur des problématiques des organisations calédoniennes. Dans ce contexte, la dématérialisation apparaît comme une première étape incontournable : gains de temps, de confort et de productivité, réduction des coûts, uniformisation des process et sécurisation des documents sont autant d’avantages liés à la gestion électronique des documents. 

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Flux entrants, fini la paperasse ! 

5% du chiffre d’affaires d’une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papier* et on peut facilement imaginer que chaque chef d’entreprise souhaiterait voir ce genre de facture baisser… Ainsi, la numérisation et l’automatisation de l’intégration des documents, première étape d’une stratégie globale de dématérialisation, permet de gagner du temps et du confort mais également d’uniformiser les process de l’entreprise et d’en sécuriser les documents et informations sensibles. La comptabilité et ses factures, larelation client et ses devis et autres bons de commande, ou encore les ressources humaines, leurs contrats et bulletins de salaire sont autant de départements directement concernés par la « capture intelligente ». 

Des solutions proposées par « Demat’ & Impression », telles que « e-Bridge Capture and Store » et les modules associés de Toshiba, permettent aisément de répondre à la problématique de gestion des flux entrants. L’application comprends des fonctionnalités basiques comme le nommage intelligent des fichiers, la conversion au format PDF / A et l’indexation et la distribution des fichiers numériques dans une arborescence Windows ou vers un applicatif de type GED ou ERP. Pour traiter du volume, le module « Next » permet de numériser par lots : en détectant les informations clés contenues dans les documents, la solution est capable de nommer des fichiers de manière pertinente et reconnaissable et de les classer ensuite dans les bons dossiers. 

Demat' & Impression, transformation numérique
Terminé les tonnes de papier ! © Groupe Office Plus

Dans le cas d’une organisation plus conséquente et déjà plus habituée à ce processus de dématérialisation, le module « Next Plus » va encore plus loin : extraction de données importantes – numéro et date de facture, montant ou date d’échéance – et exportation au format XML pour un traitement ultérieur sont des options qui facilitent la gestion multisource des flux entrants. Grâce à ces outils, plus de tri chronophage, mais un accès facilité aux documents grâce à des classements intelligents et des règles et process harmonisés qui permettent de réduire les 14 jours en moyenne de temps de traitement d’une facture fournisseurs par exemple… 

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La GED, un outil d’agilité et de productivité

Évidemment, numériser n’est pas se transformer complètement ! Une mauvaise « Gestion Électronique des Documents » (GED) peut avoir des conséquences impactantes sur la réactivité d’une entreprise mais également sur son organisation interne, sur la mobilité des équipes et sur la sécurité de ses documents. Puisqu’un document sur trois** demeure introuvable en entreprise, une solution de GED simple et intuitive donne accès à une centralisation et une organisation dans un plan de classement adapté aux divers usages qui permettent alors de fluidifier le traitement documentaire au sein d’un processus de validation éclairé et connu de tous. La GED permet de réaliser ainsi des gains de productivité des collaborateurs et d’agilité de l’entreprise. 

Couplée à un outil de travail collaboratif de type workflow qui permet de tracer chaque étape du parcours d’un document, l’utilisation de la GED permettra de distribuer, de partager et de traiter les documents de manière pertinente, tout en réduisant ainsi les délais de réponse auprès des tierces parties. Elle pourra également intégrer une solution de pilotage des relations contractuelles par la création d’une fiche synthétique ou la mise à disposition d’un tableau de bord de suivi des contrats clients et fournisseurs doté d’un outil d’alerting pour repérer les urgences. La mobilité n’est pas en reste puisque les collaborateurs itinérants ou déplacés sur un autre site peuvent accéder en toute sécurité à tous les documents d’une GED 100% cloud et ce, 24H/24, 7j/7 avec une simple connexion internet. 

La GED, un outil d’agilité pour l’entreprise et de productivité pour les collaborateurs © Groupe Office Plus

La GED est donc un outil dans lequel on peut développer des briques technologiques en fonction de son activité et de ses besoins ; mettre en place une solution centralisée de gestion documentaire via le cloud libèrera de la mémoire des postes de travail et des serveurs, tout en réduisant efficacement le stockage des documents papier. Une économie et une écologie numériques qui permettront en outre de réduire les coûts liés à l’informatique et au stockage. Côté cyber-sécurité, la GED garantit le patrimoine documentaire de l’entreprise grâce à des sauvegardes régulières sur un serveur externalisé (cloud) ou en local (serveur local). Dernier avantage, la GED permet également d’intégrer et de centraliser tous les documents issus des applications métier et de faire drastiquement chuter les 38% de collaborateurs qui impriment leurs e-mails** ! A bien des égards, une bonne politique de GED est synonyme de productivité pour les collaborateurs et d’agilité renforcée pour l’entreprise. 

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Flux sortants, par ici la sortie… 

Quel comptable ne s’est jamais arraché les cheveux sur une fiche de paie ? Depuis 2017 et la loi El Khomri, les entreprises peuvent remettre le bulletin de paie sous forme électronique et les héberger dans un espace personnel sécurisé pour que chacun puisse y accéder librement. EDEDOC RH, l’une des solutions proposées par « Demat’ & Impression », se connecte directement à l’ERP ou à la GED et permet ainsi de « coller à la loi », tout en réalisant des économies liées à l’impression, à l’enveloppe, à l’acheminement, aux manipulations et à la gestion des doubles : le retour sur investissement est rapide et présente de nombreux avantages pour les salariés qui peuvent alors y accéder partout, et tout le temps, et pour l’entreprise qui évite la potentielle fuite de ces données sensibles

Autre flux sortant de l’entreprise, les factures client peuvent également être traitées de manière dématérialisée grâce à une imprimante virtuelle installée en quelques minutes ; plus besoin d’envoyer des factures papier, une facture électronique est alors générée et envoyée automatiquement par e-mail en PDF / A ou déposée sur le portail sécurisé et personnel : le client peut venir les récupérer sans délais. La solution intuitive permet également d’optimiser le suivi de ces documents : un bon moyen de réduire le délai moyen de paiement de 6 à 7 jours. Pour les entreprises collaborant avec les services publics, le connecteur EDEDOC permet d’automatiser le dépôt des factures publiques directement sur le portail unique Chorus Pro mis en place par l’État depuis janvier 2017. 

Demat' & Impression : transformation numérique
Terminé les factures qui se baladent de main en main… © Groupe Office Plus

Et s’il est un dernier flux sortant encore trop rarement digitalisé, il s’agit de la signature électronique ; combien de documents, contrats, factures etc. ont été imprimés juste pour y apposer une simple signature ? Trop sans doute, et lorsqu’on sait que dématérialiser 500 documents par mois pendant un an permet de préserver trois arbres, 1 300 litres d’eau et 800 kW d’électricité, c’est à la fois la facture économique et écologique que l’on peut alléger. « Demat’ & Impression » propose aujourd’hui une réponse sur-mesure : une solution de cloud de distribution et signature de tous les contrats, avenants et documents avec le respect du cadre légal et toutes les garanties sur la sécurité des échanges. Dans les faits, le portail EDEDOC autorise l’envoi du document à un ou plusieurs signataires via un simple code de 6 chiffres reçu par SMS avant un archivage du contrat et de la preuve sur le portail et à la Caisse des Dépôts. Fini le stylo plume, bonjour le clic signature ! 

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Dématérialiser = transformer = économiser = développer !  

L’équation n’a pas d’égal, la dématérialisation est donc l’un des leviers les plus importants d’une transformation digitale réussie. Le traitement des documents est un travail long et fastidieux qui n’autorise aucune erreur. Qu’elle apporte des gains de productivité et de temps, qu’elle favorise les échanges et le travail collaboratif, qu’elle soigne la sécurité des informations ou leur archivage, la dématérialisation est un enjeu trop important pour qu’une entreprise passe à côté sans s’arrêter. De nombreux outils performants existent sur le marché alors n’hésitons plus : dématérialisons et impression(nons) ! 

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Retrouvez très prochainement une interview croisée qui mettra en lumière un cas pratique concret de dématérialisation réalisé par Demat’ & Impression…

*Source DW – 2017, Cabinet Arthur D.Little, EY.com et Open Bee 
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