De plus en plus d’entreprises se dotent d’une plateforme de gestion des contenus aussi intitulée « ECM » pour « Enterprise Content Management ». En effet, si le contenu est désormais un roi omniprésent, les avantages de ces plateformes sont nombreux : gain d’agilité pour les équipes, économies de coûts matériels ou encore accessibilité sécurisée quel que soit l’appareil utilisé. Globalement réputées chronophages, ces plateformes évoluent grâce à l’intégration de l’intelligence artificielle qui permet d’automatiser un bon nombre de tâches ingrates. Un mariage royal !
« ECM & iA », la data dans son plus bel apparat
Un terme qui date des années 2000, un marché actuel qui pèse 23,6 milliards de dollars avec une estimation de croissance jusqu’à 37,7 milliards pour 2026, l’ECM est avant tout un outil qui permet de gérer et optimiserl’ensemble du cycle de vie des informations, d’automatiser les flux de travail et de contrôler le contenu au sein d’une organisation. De ce point de vue, la crise de la COVID s’est posée en véritable « game changer » : le travail à distance a créé de nouveaux obstacles complexes et les entreprises ont dû trouver des solutions viables pour simplifier et optimiser, entre autres, leurs opérations commerciales.
C’est dans ce contexte de hausse exponentielle du volume des documents générés par une organisation que l’iA intervient au cœur de l’ECM. En premier lieu parce qu’elle permet d’automatiser certaines tâches ingrates comme l’extraction « à la mano » de métadonnées issues d’un fichier Excel ou le « tagging » des fichiers pour optimiser le référencement ; en second lieu parce qu’elle permet d’enrichir la valeur des datas stockées au sein des référentiels documentaires préétablis. Ainsi, grâce à l’intégration de l’iA au cœur des ECM, on obtient un véritable gain de temps sur la qualification des données en évitant des erreurs de saisie ou en automatisant l’export dans un format compatible avec les plateformes de machine learning.
De plus, si l’on considère que la quantité de données produites par une entreprise ne fera que de croître grâce à des technologies comme l’IoT ou l’industrie 4.0, il deviendra alors naturellement obligatoire d’utiliser un tel logiciel contextuel pour gérer et stocker ces données. Ça tombe bien puisque l’iA, pour évoluer, a besoin d’un référentiel d’apprentissage conséquent représenté par ces multitudes de données. Aussi, en analysant tous les silos d’informations mis à sa disposition, l’iA deviendra de plus en plus pertinente et permettra, entre autres, d’affiner la prédiction de la valeur d’une métadonnée en fonction du contenu et des autres métadonnées intégrées.
Cas d’usage et acteurs en présence
Ok, mais dans la pratique, ECM x iA, ça donne quoi ? Les cas d’usage sont nombreux mais, parmi eux, on peut déjà retenir quelques exemples ; dans la phase de qualification des contenus, le machine-learning peut automatiser le tagging de documents pour faciliter leur indexation et booster ainsi le référencement naturel d’une entreprise.
Autre avantage concernant la suggestion d’erreur : l’iA est capable d’alerter en cas d’erreur de saisie d’une métadonnée et de permettre ainsi de vérifier la qualité de la data intégrée.
Autre exemple avec AccordHotels qui utilise la reconnaissance d’images pour identifier les noms d’hôtels figurant sur les photos de sa base documentaire : une iA visuelle lui permet de détecter sans intervention humaine si le visuel est en haute définition ou optimisé pour le web ou permettre de s’assurer de la présence d’un logo aux endroits adéquats. Elle peut également reconnaître le format d’un document et proposer de le convertir si nécessaire. Capable également d’extraire des informations en provenance d’une vidéo ou d’un podcast ou encore d’utiliser la reconnaissance faciale pour deviner les émotions qui se dégagent d’un visage, l’iA peut intervenir sur bien des formats de documents différents en fonction de son objectif.
Côté conformité, l’iA intégrée dans un ECM permet également de valider des données : ce questionnaire a-t-il été bien rempli ou non ? Ce contrat est-il conforme à la réglementation en vigueur ? Cette archive est-elle bien conforme au RGPD et combien de temps dois-je encore la conserver ?
En matière de fraude, Nuxeo, l’un des acteurs français présent sur le marché, cite également un cas d’usage sur les assurances : l’iA a ainsi été capable de confirmer qu’un assuré a envoyé deux fois la même photo pour deux sinistres différents. Bien d’autres usages du genre, annexés aux documents, pourront suivre la même logique dans différents secteurs.
Si le discours théorique et les exemples pratiques peuvent sembler un peu opaques aux non-initiés, voici quelques avantages concrets de l’utilisation d’un ECM dopé à l’iA :
- Hausse de la productivité des employés grâce une accessibilité plus large et plus rapide aux informations de l’entreprise où qu’il se trouve,
- Faible coût de déploiement et d’utilisation du logiciel permettant un retour sur investissement rapide,
- Renforcement des pratiques de gouvernance des contenus au sein des organisations,
- Réduction du risque d’atteinte à la sécurité des données stockées par l’entreprise,
- Amélioration dans la gestion des conformités et des audits,
- Optimisation de l’agilité de l’entreprise et de son circuit décisionnel,
- Meilleure capacité d’extraction de valeur provenant des documents électroniques,
- Développement de modèles prédictifs et auto-apprenants.
- Meilleure détection des fraudes…
Bref, autant d’applications et d’avantages liés aux données générées par les contenus numériques produits par une organisation.
De nombreux acteurs sont aujourd’hui présents sur un marché éclaté mais en pleine croissance. On n’en citera que quelques-uns dans cette liste à la Prévert : Microsoft, OpenText, Hyland, IBM, Xerox, Adobe, Nuxeo, ou encore l’australien Atlassian.
« ECM & Intelligence artificielle », une histoire qui va durer… surtout pour le meilleur
L’intégration de l’intelligence artificielle dans un logiciel de gestion de contenu possède donc une quantité impressionnante de cas d’usage. L’apparition ou l’arrivée à maturité de certaines technologies ne fera que renforcer les liens étroits que l’ECM et l’iA devraient encore développer au cours de la prochaine décennie.
On pense notamment aux usages en matière de reconnaissance faciale ou à des suggestions de validation automatisées de tâches dans des workflows spécifiques… Une chose est certaine : le nombre de datas produites et intégrées au cœur des ECM ne fera que croître. Dans ce contexte, nos tableurs Excel et nos petites mains ne suffiront plus : il faudra laisser place à la nouvelle reine !
